Cześć, dzień dobry. Witam was w podcaście IT i Biznes. Nazywam się Grzegorz Tabor i na co dzień prowadzę trzy firmy, w tym firmę programistyczną, agencję doradczo-rekrutacyjną i SaaS do monitoringu cen konkurencji dla e-commerce.Podcast IT i Biznes kieruje do właścicieli firm oraz menedżerów, którzy na co dzień współpracują w swoich firmach często i dużo z szeroko pojętym IT i chcieliby realizować owe projekty IT bardziej świadomie i skuteczniej. Odcinek 47. Dlaczego czasem warto zdjąć pelerynę superbohatera i zaprosić zewnętrznego specjalisty? Czasami kluczowym krokiem w rozwoju firmy jest otwartość na wsparcie z zewnątrz.

Choć jako przedsiębiorcy często czujemy, że musimy być samodzielni i rozwiązywać problemy we własnym zakresie, to czy rzeczywiście taka samodzielność zawsze jest najlepszym rozwiązaniem? W tym odcinku zastanowimy się dlaczego warto czasami zdjąć pelerynę superbohatera i otworzyć się na pomoc zewnętrznych ekspertów. Opowiemy jak współpraca z zewnętrznymi specjalistami może przyspieszyć rozwój firmy, wprowadzić świeże spojrzenie na procesy, a także pomóc w rozwiązaniu trudnych wyzwań, które mogą blokować dalszy rozwój. Zamiast traktować to jako słabość, pokażemy jak mądrze wykorzystać zewnętrzne wsparcie, by uzyskać jeszcze lepsze wyniki i jeszcze większą efektywność.

Tymczasem serdecznie zapraszam do części głównej dzisiejszego odcinka. Cześć, dzień dobry. Witam Was serdecznie w kolejnym odcinku podcastu IT i biznes.

Dzisiaj taki temat bardziej biznesowy niż IT, ale jest on mi w ostatnim czasie dość bliski. Mianowicie mam dla Was pytanie, które mam nadzieję, że stanie z Wami na dłużej i też przede wszystkim da Wam do myślenia. Mianowicie, co by się stało gdybyś zrezygnował bądź zrezygnowała z robienia wszystkiego samemu? Zastanów się przez chwilę.

Jeśli masz firmę, która działa, odnosi sukcesy, może masz doświadczony zespół, z którym realizujesz projekty, to pewnie masz wrażenie, że wszystko jest pod kontrolą. Jednak co by się stało, gdybyś przestał bądź przestała trzymać rękę na każdym projekcie, zrezygnował lub zrezygnowała z pełnej kontroli i zaufał bądź zaufała zewnętrznym ekspertom? O wewnętrznej kulturze organizacyjnej mówi się dużo i nie ma się czemu dziwić, bo jest to fundament każdej firmy. Tak naprawdę niezależnie czy ta kultura jest w jakiś sposób zdefiniowana, opisana czy nie, to jakaś kultura organizacyjna w mojej opinii w organizacji zawsze jest.

Dobrze tą kulturę mieć taką przemyślaną, zaplanowaną, dobrze ją też pielęgnować, ale czy czasem ta kultura może blokować rozwój? Przekonanie, że wszystko robimy najlepiej sami, że ze wszystkim sobie poradzimy, że chcemy się rozwijać jedynie in-house może w długim terminie stać się solidną pułapką, bo możemy nie zauważać jak bardzo to podejście będzie nas ograniczało w długofalowym rozwoju. Często zdarza się, że firmy utknęły w takim schemacie, nie dopuszczając do siebie myśli, że zewnętrzni eksperci mogliby przyspieszyć rozwój. I w tej takiej bańce samodzielności łatwo jest zapomnieć, że rozwój nie polega tylko na tym, by robić wszystko samemu, ale też na mądrym wyborze z kim i w jaki sposób współpracować, aby osiągać jeszcze lepsze wyniki.

Tak naprawdę, żeby nauczyć się delegować w pewnym sensie te strategiczne decyzje czy wsparcie w podejmowaniu strategicznych decyzji osobom, które już przeszły być może taką drogę, albo mają też świeże spojrzenie po prostu na naszą sytuację. I dzisiaj chciałbym się z Wami podzielić historiami firm, z którymi tak naprawdę współpracujemy i które zbyt mocno utknęły we własnej strukturze i też z konsekwencjami jakie z tego wyniknęły. Ale zanim przejdziemy do tych historii, to zastanówmy się dlaczego tak się dzieje.

Co sprawia, że zatrzymujemy się w tej pułapce i nie dopuszczamy do siebie myśli o wsparciu z zewnątrz. Zacznijmy od najczęstszej przyczyny, która sprawia, że firmy nawet nie chcą pomyśleć o wpuszczeniu kogoś z zewnątrz w ich struktury. Często liderzy, właściciele i zespoły czują, że skoro udało im się osiągnąć dotychczasowe sukcesy, to znaczy, że wszystko robią dobrze, a każda zmiana, czy to współpraca z zewnętrznymi ekspertami, może tylko to popsuć, w sensie popsuć to, co już działa.

I przyzwyczajenie do tego, co już jest znane, co już działa, wiąże się z silnym poczuciem bezpieczeństwa. I co więcej, ten lęk przed zmianą nie dotyczy tylko technologii, to jest właśnie element kultury organizacyjnej, czyli to, że pewne procesy, które były budowane latami, zaczynają być niemal traktowane jak świętość i też to, że właściciele i menadżerowie często boją się wprowadzać zewnętrznych ekspertów, bo czują, że ci eksperci mogą zakwestionować to, co ci menadżerowie czy przedsiębiorcy zbudowali, albo też obawiają się tego, że ci zewnętrzni eksperci nie dogadają się z zespołem wewnętrznym. Tego typu sytuacje mieliśmy w jednej z firm, której wspieraliśmy właśnie jako CTO na godzinę, gdzie zespół deweloperski działa w tej firmie pewnie już za 20 lat.

No i ma poczucie, że przecież wie czego chce, wie co robi, no bo w końcu realizuje różne projekty programistyczne w tej firmie już od 20 lat. Prawda jest taka, że ten zespół ma bardzo dużo zadań bieżących, które musi realizować ad hoc, bo klienci mają różne zamówienia, firma musi je realizować, co powoduje, że z jednej strony mają bardzo dużo pracy, ale z drugiej strony przez te 20 lat w pewnym sensie pracował ten zespół na stałych, utartych schematach, które w żaden sposób nie były ulepszane, po prostu. Zarówno od strony procesu, jak i też od strony technologii, jaka jest używana.

W efekcie okazuje się, że firma z jednej strony tonie w długu technologicznym, z drugiej strony zespół już coraz słabiej dowozi sprawy, bo po prostu ma zbyt przestawiałą technologię i musi stosować obejścia do obejścia na jeszcze obejścia. Z innej zaś strony zespół też nie do końca ma dopracowany proces, nie do końca dobrze komunikuje się z zespołem, z biznesem. No i okazuje się, że dzięki temu, że pojawia się wsparcie z zewnątrz w tej firmie i że finalnie przekonaliśmy, żeby tutaj podjąć współpracę, no to jesteśmy w stanie to krok po kroku wyprowadzać.

Też jako firma zewnętrzna, czy jako taka osoba z zewnątrz, to w mojej osobie, jeżeli chodzi o CTO, nie do końca jestem uwikłany w te wszystkie różne zależności międzyludzkie, tak bym to określił, które dzieją się też w takim zespole, który ze sobą od 20 lat pracuje. Więc jestem trochę taką osobą obok, która jednocześnie ma możliwości i wiedzę do tego, żeby wypracowywać rzeczy sprawniej, no i żeby zarówno usprawniać sam proces developmentu, jak i też procesy w około-biznesowe, które finalnie na ten development się sumują. Tak bym to określił.

Druga kwestia, której często firmy się obawiają, to utrata kontroli, czyli taki lęk przed utratą kontroli nawet bym powiedział. Czyli taki moment, kiedy ktoś oddelegowuje część obowiązków zewnętrznemu zespołowi, ale obawia się, że straci nad tym pełną kontrolę i wydaje tym osobom się, że tylko one mają pełne zrozumienie celów i wizji, a ktoś z zewnątrz może nie podzielać np. tej samej perspektywy.

I tą sytuację bardzo często obserwujemy w wewnętrznych zespołach IT, w różnych organizacjach też, gdzie jako CTO na godzinę działamy. Czyli z jednej strony toną one w tych bieżących działaniach, a z drugiej strony nie do końca wiedzą, jak oddelegować pracę na zewnątrz, jak podzielić odpowiedzialność za tę pracę, więc łatwiej jest tym osobom powiedzieć, tak zwanemu biznesowi, czyli osobom nietechnicznym, że słuchajcie, nie da się tego zrobić, nie ruszajmy tego, nie da się też tego zlecić, bo są pewne ograniczenia i jakimiś trudnymi skrótami to po prostu ten temat zamknąć, niż zastanowić się, jak tę pracę zlecać. Co jest ważne to to, że jeżeli biznes ma tego świadomość i się z tym zgadza, to w porządku.

Gorzej, jeżeli tej świadomości nie ma, że takie pracę dałoby się zlecić w jakiś sposób i zwyczajnie się przez to też traci, bo cele biznesowe nie są realizowane, bo zespół po prostu nie chce, zespół IT, nie chce współpracować przy tym, żeby tę pracę zlecać. Więc tutaj lęk przed utratą kontroli może bardzo mocno wpływać na biznes i trzeba to brać pod uwagę. Trzeci powód na mojej liście to strach przed kosztami, czyli w krótkoterminowej perspektywie faktycznie wiąże się to z dodatkowymi wydatkami na takie specjalistę, których wielu liderów nie chce ponosić, zwłaszcza gdy już mają przecież specjalistów wewnętrznych.

Często pojawia się przekonanie typu, że po co płacić komuś z zewnątrz, skoro mamy ludzi na miejscu, którzy i tak mają wynagrodzenie i mogą się po prostu daną sprawą zająć. Często to założenie jest bardzo mylne, bo w dłuższej perspektywie, choć ten początkowy koszt może wydawać się wyższy, to zewnętrzny ekspert może przynieść naprawdę realne korzyści no i też realne oszczędności mówiąc wprost, wiedząc jak coś zrobić szybciej i prościej. I właśnie dlatego, że szybko i skutecznie te konsultacje rozwiązują problemy, to po prostu dzięki temu ta praca się zwyczajnie bardziej opłaca.

Dla przykładu, w sytuacji, gdy firma się boryka z technicznymi problemami, które wymagają takiej specjalistycznej wiedzy, której zespół in-house nie ma, bo nie ma na przykład doświadczeń w tej dziedzinie, no to oczywiście, że ten zespół in-house może próbować różnych rozwiązań przez długi czas, ale nie będzie osiągał oczekiwanych rezultatów z pewnością. No i to nie tylko będzie opóźniało proces, ale też będzie generowało dodatkowe koszty związane z czasem, poświęcone te próby, błędy i poprawki. Z kolei zewnętrzny specjalista, który będzie znał specyfikę danej dziedziny i będzie znał też firmę, może stanowczo znaleźć rozwiązanie w znacznie krótszym czasie, a co za tym idzie, zaoszczędzić cenne zasoby, które można wykorzystać do bardziej strategicznych działań.

Tego typu sytuacje mieliśmy na przykład z firmą też, z którą współpracujemy tutaj jako Software House i która jest naszym stałym klientem, jeżeli chodzi o usługę utrzymania i na bieżąco realizujemy też jakieś drobne sprawy rozwojowe. I owa firma, mimo że ma też swój zespół in-house, przyszła do nas z tematem budowy systemu do integracji drukarek fiskalnych z platformą webową klienta. I to był o tyle ciekawy case, że klient, jedyne co miał to właśnie tą platformę webową i dużo klientów, którzy chcą w niej korzystać.

Z kolei kompletnie nie miał know-how na temat drukarek fiskalnych, do tego jak zrobić integrator taki desktopowy. Nie miał też specjalisty na pokładzie, który mógłby się tym zająć. Więc współpracując już z nami, przyszedł tylko w zasadzie rozszerzyć tę współpracę o ten jeden dodatkowy projekt.

No i to my dzięki temu, że mamy know-how w tym obszarze, byliśmy w stanie bardzo łatwo wejść w ten temat, szybko go też wycenić i na podstawie tej wyceny ten temat zrealizować. Więc to jest tutaj też realnie istotne, żeby wziąć to pod uwagę, że ten strach przed kosztami, jeżeli nie spróbujemy, to się nie przekonamy, ale jakby spróbujemy i przekonamy, to często okaże się, że ten ekspert z zewnątrz da nam zdecydowanie większą wartość akurat w tego typu określonym obszarze. Kolejnym przedostatnim czynnikiem, który wywodzi się też z kultury organizacyjnej, jest taką no raczej szkodliwą praktyką, to mikro zarządzanie.

I tam gdzie liderzy, menadżerowie, czy właściciele chcą kontrolować każdy detal zamiast delegować nie zadania, a odpowiedzialność, naturalnie zabija się kreatywność, innowacyjność i perspektywę zespołu, no a kompetencje, które pozyskujemy są w efekcie niewykorzystywane. I to jest generalnie tak, że jeżeli nie mamy podzielonego procesu na konkretne obszary, nie delegujemy całej odpowiedzialności za dany obszar, tylko delegujemy pojedyncze zadania i to jeszcze z dokładnymi opisami, no to często wpadamy w pułapkę mikro zarządzania i pchania tych tematów komunikacyjnie z daną osobą, bardzo w mikro stylu zarządzania, więc jest to dla nas uciążliwe, jeżeli tych osób nam się pojawia więcej w zespole. Często zespoły IT na to mikro zarządzanie cierpią.

To, co ja bym tutaj zalecił w ramach tego punktu tylko, to to, żeby też nie poopować ze skrajności w skrajność, czyli uważam, że ani mikro zarządzanie samo w sobie nie jest dobre, ale też brak mikro zarządzania wtedy, kiedy trzeba też nie jest dobre, czyli uważam, że jeżeli są szczególnie jakieś projekty, które mają bardzo, bardzo krótkie terminy, albo jesteśmy bardzo blisko deadline jakiegoś ważnego, to nie zadbanie o każdy mikro detal, nie sprawdzanie takiej rzeczy i nie dopilnowanie, że wszystko jest wszędzie zrobione na czas, albo nawet przed czasem w zespole, w trochę formie takiego mikro zarządzania, to też jest coś, co uważam, że jest w pewnym sensie błędem, jeżeli chodzi o projekty IT, gdzie ta dynamika potrafi być bardzo duża i czasem będzie miało znaczenie to, czy ktoś zacznie testy jeszcze tego samego dnia, czy rano, czy ktoś zacznie code review jeszcze tego samego dnia, czy następnego dnia rano, albo czy na przykład zakres prac, jeżeli się zmienił, to czy odpowiednio szybko został zaktualizowany, na przykład w opisach zadań. Czyli tego typu rzeczy, jeżeli są naprawdę krótkie terminy, to ja bym trochę się pobawił w mikro zarządzaniu na zasadzie weryfikacji, czy wszystko jest zrobione, ale albo bym się pobawił, albo zatrudniłbym specjalistę z zewnątrz, który by tego dopilnował po prostu. Natomiast tak jakby w ramach codzienności mikro zarządzanie na pewno nie jest dobre no i trzeba to brać pod uwagę także.

I ostatni punkt, czy ostatnia obawa, to brak wiedzy jak to zrobić, czyli jak zacząć w ogóle współpracę z zewnętrznymi ekspertami, prowadząc jednocześnie zespół in-house. To kolejne wyzwanie, które sprawia, że firmy nie chcą otworzyć się na współpracę z zewnętrznymi specjalistami. Często tam brakuje wiedzy na temat tego, jak właściwie poprowadzić tego typu projekt z łączonymi zespołami, no bo współpraca obu takich zespołów, czyli wewnętrznego i zewnętrznego, no to jest z pewnością spore wyzwanie.

I pojawia się pytanie, jak podzielić odpowiedzialność, jak zorganizować komunikację, a także jak zapewnić, żeby obie strony działały w tym samym kierunku, oba te zespoły. Na ten temat mówiłem w poprzednim odcinku podcastu, czyli w odcinku 46. Więc jeżeli ten problem jest dla ciebie blockerem, czyli to, że nie wiesz do końca, jak zacząć współpracę z podmiotami z zewnątrz albo ze specjalistami z zewnątrz, jeżeli chodzi o doradztwo, to koniecznie wróć do poprzedniego odcinka, gdzie dokładnie omawiam, jak skutecznie organizować współpracę między zespołem in-house, czyli wewnętrznym, a zewnętrznymi ekspertami.

W ramach tego punktu mogę tylko dodać, że ja sam miałem tego typu problemy, jeśli chodzi o zdobywanie wiedzy, na przykład zaczynając ten podcast, ale dzięki temu, że znalazłem osobę, która o podcastach wie sporo i tutaj pozdrawiam Marka Jankowskiego z podcastu Mała Wielka Firma i dzięki temu, że trafiłem na jego kurs, mogłem stosunkowo łatwo wejść w świat nagrywania podcastów, tak naprawdę bez martwienia się o technikalia, bo o ile osobą łączącą biznes i technologię w kontekście programistycznym jestem w 100%, o tyle technikalia od strony audio i w ogóle sam proces nagrywania podcastu to rzecz, w której byłem stanowczo laikiem na początku swojej drogi. Także Marku, jeśli tego słuchasz, bardzo Ci dziękuję za Twój kurs, bo on mi bardzo dużo rzeczy rozjaśnił na starcie i spowodował, że próg wejścia do bycia podcasterem w pewnym sensie naprawdę się mocno obniżył, także raz jeszcze dzięki. Podobny case miałem też z budową strategii biznesowej, to znaczy długo w ogóle byłem przeciwnikiem takiego strategicznego podejścia, takiego na zasadzie, że trzeba usiąść, zastanowić się, a do kogo my celujemy, a w jaki sposób, a czego my w ogóle oczekujemy od biznesu.

No i pewnego dnia też skorzystałem właśnie z usługi doradcy biznesowego, z którym poukładałem sobie strategię biznesową. Z tego też powstała strategia sprzedażowa, marketingowa, czy taka marketingowo-sprzedażowa, z tego też powstała w dużym stopniu strategia HR-owa i też trochę strategia IT naszej organizacji i tak naprawdę dzięki temu, że te wszystkie strategie są taką metodą trochę od ogółu do szczegółu, z czym każda z nich jest taka bardzo mocno wysokopoziomowa, to dzięki temu, bo jakby zamiast strategii biznesowych ja wolałem szybkie próby, weryfikację ad hoc, różnych rzeczy i teraz widzę, że dzięki temu, że wypracowałem najpierw taki obrazek całościowy organizacji, jak ona powinna działać, w jaki sposób chcemy w ogóle działać, przez pryzmat tych takich najważniejszych aspektów, to dzięki temu widzę, że takie próby ad hoc, które teraz różne realizujemy w różnych obszarach, bo czy to marketingu, sprzedaży, czy to w ogóle w obszarze IT, czy nawet w obszarze HR-owym, to jeżeli one wynikają ze spójnego obrazka, czyli tej strategii biznesowej, no to zdecydowanie więcej tych prób kończy się powodzeniem, bo one wynikają tak naprawdę z zaplanowanej, przemyślanej strategii i to są próby nadal w jakichś ramach i one nadal wynikają z czegoś głębszego, jeżeli chodzi o punkt odniesienia, że po prostu z takiej całości. Więc serdecznie polecam jak najbardziej, też miałem taki warsztat właśnie z super ciekawą osobą, która przeszła przez masę firm zarówno podobnych do nas w innovation, czyli software house'ów, ale też innych firm typu nasi klienci, czyli firmy e-commerce, firmy produkcyjne, firmy farmaceutyczne, firmy logistyczne, czyli generalnie przez różny przekrój branż, dzięki czemu mogliśmy się wymienić sporą ilością opinii i nawet sama ta kwestia przy etapie budowania strategii biznesowej była naprawdę super.

Tutaj Mariusz, bardzo Tobie dziękuję, jeżeli słuchasz tego odcinka, to pamiętaj, że bardzo wiele rzeczy ze mną poukładałeś, które teraz naprawdę dają fajne owoce, jeżeli chodzi o to właśnie, że są poukładane i realizowane, czyli nie zatrzymaliśmy tylko na etapie oczywiście zbudowania strategii, ale też na tym, że ta strategia faktycznie żyje, jest realizowana, jest dostosowywana do realiów rynku, a jednocześnie nadal próbujemy dużo różnych rzeczy nowych, ale właśnie, które składają się na pełny obrazek. Dobrze i podsumowując dzisiejszy odcinek, skupiłem się tutaj głównie na wyzwaniach, które często blokują firmy przed współpracą z zewnętrznymi ekspertami. Omówiłem kilka kluczowych powodów, takich jak przywiązanie do dotychczasowego modelu działania, lęk przed utratą kontroli, obawy o koszty, kwestia mikro zarządzania i braku wiedzy na temat skutecznego zarządzania projektami, w których uczestniczą zarówno zespoły wewnętrzne, jak i zewnętrzni eksperci.

Warto jednak pamiętać, że zatrudnienie zewnętrznego eksperta to nie jest wyrok, to raczej możliwość otwarcia się na wspólną pracę, w której ekspert będzie pomagał w identyfikacji i rozwoju obszarów do poprawy, patrząc na nie jak osoba z boku. I nie chodzi o to, że ktoś z zewnątrz przyjdzie i przewróci organizację do góry nogami, bo to raczej powinna być ewolucja niż rewolucja i też zewnętrzny specjalista powinien dostosować tempo zmian do potrzeb Twojej firmy i do możliwości, wprowadzając te zmiany krok po kroku w sposób, który będzie odpowiedni dla Twojej firmy. I co więcej, taka współpraca nie powinna się wiązać z wydatkami na poziomie setek tysięcy złotych, jak się wydaje, jeżeli chodzi o takie projekty doradcze.

Z pewnością możesz z każdą z tego typu osób, czy na przykład z doradcą biznesowym, czy doradcą IT, zacząć od jakiegoś mniejszego zakresu na start, zobaczyć jak to działa, też nauczyć się w pewnym sensie takiej współpracy, a dopiero potem podejść decyzję czy ją kontynuować na szerszą skalę. Takie otwarcie się na zewnętrzne wsparcie to naprawdę szansa na nową perspektywę i możliwość dalszego rozwoju Twojego biznesu, ale to też sposób na naukę, wymianę doświadczeń i na rozwój w bezpiecznym tempie, które będzie na pewno odpowiadało Twoim potrzebom. Także jeśli zmagasz się z technologicznymi wyzwaniami, to serdecznie odsyłam Cię tutaj i rekomenduję Ci odcinek 29 podcastu IT i biznes o tym jak CTO na godzinę może być game changerem dla Twojego biznesu.

A tymczasem ja serdecznie dziękuję za wysłuchanie tego 47 odcinka do samego końca i życzę spokojnego tygodnia i do usłyszenia w przyszły wtorek. Cześć!